La Opción Subtotales

LA OPCIÓN SUBTOTALES DE EXCEL/ CALC

En la siguiente hoja de demostración vamos a explicar la OPCIÓN denominada SUBTOTALES dentro del programa denominado EXCEL. Dicha opción nos va a permitir calcular el subtotal de una lista de valores y elegir el tipo de operación que queremos aplicar a estos valores, que va desde la suma, pasando por el promedio, el máximo, el mínimo, ect.

Nuestro ejemplo parte de los datos recogidos en una empresa sobre las ventas de sus comerciales en el primer cuatrimestre.

MES	COMERCIAL	IMPORTE
ENERO	Ana	890,07
	José	999,54
	María	1567,87
	Patricia	981,58
	Pedro	756,54
FEBRERO	Ana	1342,22
	José	934,76
	María	1982,23
	Patricia	1786,12
	Pedro	675,55
MARZO	Ana	1276,65
	José	1765,32
	María	1254,98
	Patricia	1467,01
	Pedro	1675,98
ABRIL	Ana	2121,98
	José	896,12
	María	2132,54
	Patricia	978,34
	Pedro	1347,56

Vamos a calcular con al opción subtotales tanto el total vendido por los comerciales cada mes, como el valor total de las ventas al finalizar el cuatrimestre. También vamos a calcular el total vendido por cada comercial en estos cuatro meses. 
Esta opción que vamos a usar se encuentra en la barra menú, datos, subtotales.

Para el primer cálculo (total vendido por los comerciales cada mes y el valor total de las ventas al finalizar el cuatrimestre) vamos a entrar en subtotales y a continuación se nos abre una ventana con las siguientes pestañas:

            - Para cada cambio en: MES

            - Usar función: SUMA

            - Agregar subtotal a: IMPORTE

 

y a continuación le daremos a aceptar y nos aparecerá:

MES	COMERCIAL	IMPORTE
ENERO	Ana	890,07
	José	999,54
	María	1567,87
	Patricia	981,58
	Pedro	756,54
	Subtotal	5195,6
FEBRERO	Ana	1342,22
	José	934,76
	María	1982,23
	Patricia	1786,12
	Pedro	675,55
	Subtotal	6720,88
MARZO	Ana	1276,65
	José	1765,32
	María	1254,98
	Patricia	1467,01
	Pedro	1675,98
	Subtotal	7439,94
ABRIL	Ana	2121,98
	José	896,12
	María	2132,54
	Patricia	978,34
	Pedro	1347,56
	Subtotal	7476,54
	TOTAL	26832,96

Ahora vamos a calcular el total vendido por cada comercial en estos cuatro meses. Lo primero que tenemos que hacer es agruparlos por nombre en la barra de menú, datos, ordenar y una vez hecho, volvemos a realizar la misma operación con la opción subtotales.

COMERCIAL	IMPORTE
Ana	890,07
Ana	1342,22
Ana	1276,65
Ana	2121,98
Total Ana	5630,92
José	999,54
José	934,76
José	1765,32
José	896,12
Total José	4595,74
María	1567,87
María	1982,23
María	1254,98
María	2132,54
Total María	6937,62
Patricia	981,58
Patricia	1786,12
Patricia	1467,01
Patricia	978,34
Total Patricia	5213,05
Pedro	756,54
Pedro	675,55
Pedro	1675,98
Pedro	1347,56
Total Pedro	4455,63
TOTAL	26832,96

A continuación, para utilizar otra operación que no sea la suma, vamos a usar la de máximo para buscar dentro de cada mes, el importe de la venta más alta, pero esta vez vamos a introducir directamente la fórmula en la celda donde queramos que aparezca dicha cantidad. Para explicar la fórmula utilizada vamos a poner como ejemplo la del mes de Enero: 

      =SUBTOTALES(código_función;intervalo_de_celdas)

=SUBTOTALES(4;D5:D9)

1 es promedio
2 es contar
3 es contara
4 es max
5 es min
6 es producto
7 es desvest
8 es desvestp
9 es suma
10 es var
11 es varp

en la que como vemos, hemos utilizado la fórmula SUBTOTALES, y dentro del paréntesis el 4 que es el dígito que pertence al máximo (así como el 9 pertenece a la suma) y D5:D9 que son el intervalo de celdas donde queremos buscar el valor más alto dentro del mes de Enero.

Nuestra hoja quedaría así:

Espero que os haya sido útil.